E-mail is een handig communicatiemiddel. Je typt je bericht, je drukt op verzenden en hop… voor je het zelf beseft is je boodschap al bij de ontvanger aangekomen. Maar e-mails, je krijgt ze in tientallen en soms zelf honderdtallen. Er komt al snel een overflow aan e-mailberichten op je af.
Welke van deze e-mails behandel je eerst? Hoe vaak lees je je e-mails? Hoe maak je het onderscheid tussen dringende en niet-dringende e-mails en moet je de hele dag door bereikbaar zijn via e-mail? We geven jou enkele tips voor een optimaal e-mailbeheer.

1. Bepaal wanneer en hoe vaak je je e-mails leest

Het is heel verleidelijk om je e-mails te lezen iedere keer dat je een melding krijgt dat er nieuwe e-mail binnenloopt. Probeer toch om je e-mails wat te groeperen. Zo kan je bijvoorbeeld bij de start van de dag je e-mails lezen en net voor de lunch en bijvoorbeeld nog eens een halfuurtje voor het einde van de dag. Bepaal zelf aan de hand van je jobinhoud en takenpakket wanneer en hoe vaak je je e-mails leest.

2. Bepaal zelf hoe snel je reageert op een e-mail.

Bepaal met andere woorden je eigen Service Level Agreement (SLA). Dit hangt sterk af van sector tot sector, maar gewoonlijk wordt 24u of 48u gehanteerd om te antwoorden op een mail. Een tegenbericht binnen deze tijd betekent nog niet persé dat je al een concreet antwoord moet bezorgen. Je kan ook antwoorden dat je de e-mail goed ontvangen hebt en hiermee aan de slag gaat. Vermeld dan wel altijd de tijd waarin je zal antwoorden zodat de klant niet teleurgesteld achterblijft.

3. Bepaal welke media je niet gebruikt en wanneer je niet bereikbaar bent.

Je hoeft niet altijd en via alle communicatiekanalen bereikbaar te zijn. Zorg wel dat het duidelijk is voor je klant zodat deze niet geïrriteerd achterblijft. Maak duidelijk via welke kanalen ze je kunnen bereiken en op welke tijdstippen.

4. Sorteer op onderwerp

Als je sorteert op onderwerp dan zie je alle mails over hetzelfde onderwerp in één keer. Soms worden de e-mails automatisch per onderwerp gegroepeerd en hoef je hier zelf niet naar te kijken. Een tweede voordeel is dat je spam-mail zich dan ook groepeert en je deze ook in één keer kunt verwijderen.

5. Zet je leesvenster aan

Zet naast de balk met je e-mails ook het leesvenster open, dan kan je heel gemakkelijk van de ene naar de andere e-mail doorklikken en onmiddellijk de e-mail diagonaal doorlezen en bepalen of deze al dan niet dringend is.

6. Zet je out-of-office een dag extra aan

Dit geeft je de tijd om je mailbox na de vakantie door te nemen. Je wordt niet meteen lastig gevallen omdat ze weten dat je terug bent, je kan zo op je eigen tempo de dringende zaken van niet-dringende zaken onderscheiden.

Met deze zes gouden tips kan je de mailflow toch al wat onder controle houden. Succes!

Heb je hier moeite mee of weet je niet goed hoe je hieraan kan beginnen? Onze specialisten staan klaar om je te helpen en tips te geven. Ons businessteam geeft je graag advies op maat!  Een afspraak maken kan via contact of 056 29 80 70.