Vergaderingen, het is al lang een hot topic. Volgens de één noodzakelijk, volgens de andere per definitie overbodig. Sommigen slaan precies altijd hun slag terwijl anderen er nauwelijks een woord tussen krijgen. Goed vergaderen is met andere woorden een kunst. Sinds Corona hebben online vergaderingen hun plaats gevonden bij een veel breder publiek, waardoor veel bedrijven en organisaties plots voor nieuwe uitdagingen staan bij het vergaderen. Maar geen nood: de antwoorden op onderstaande vragen zullen er voor zorgen dat zowel offline als online vergaderen een pak vlotter zal verlopen!

Vraag 1: Wil ik input of gewoon informatie verspreiden?

Dit is dé centrale vraag die je jezelf voor elke vergadering moet stellen. Als je weinig tot geen input van je contacten verwacht, dan zijn andere communicatiemiddelen veel praktischer: stuur een mail, zet een bericht in Slack, Teams of andere interne communicatietools. Heb je het gevoel dat je boodschap niet overkomt op papier? Neem dan een video op waarbij je de informatie geeft. Op die manier krijgen je contacten ook het non-verbale mee. Dit hoeft zeker niet van topkwaliteit zijn met alle toeters en bellen, maar de kern van je boodschap goed meegeven vergt vaak wel een beetje voorbereiding.

Vraag 2: Van wie wil ik input?

Als het antwoord op de eerste vraag is dat je input wilt, dan is dit de tweede belangrijke vraag die je stelt. Op die manier maak je gemakkelijk een onderscheid tussen de essentiële actoren en degene die je op de hoogte moet houden, ofwel de genodigden en niet-genodigden voor de vergadering.

Vraag 3: Waarover wil ik input? Met welk resultaat?

Het is een cliché zo oud als de eerste vergadering ooit, maar goed weten waarom je samenkomt en op welke problemen je antwoorden wil zoeken zorgt voor succesvolle, korte en motiverende vergaderingen. Om zo een befaamde agenda op te stellen, volstaat het om vraag 3 te stellen. Zo vermijd je onnodig rond de pot gedraai.

Vraag 4: Hoe komt iedereen aan het woord?

Vergaderingen zijn vaak speeltuinen voor de meer communicatieve en extraverte persoonlijkheden van je organisatie. Toch hebben de stillere stemmen vaak ook interessante input, die gemakkelijk wordt genegeerd. Gelukkig weet je dankzij vraag 3 heel goed waarover de vergadering zal gaan, waardoor je de stillere stemmen de kans kan geven hun input alvast op mail te zetten. Dit scheelt ook weer heel wat ongemakkelijk heen en weer geschuif, wat de boel vlotter zal doen verlopen. Daarnaast is het een goed idee om een moderator/gespreksleider aan te stellen. Idealiter is dit iemand neutraal, die enkel tijdens de vergadering zelf een mandaat van leider krijgt. Zo garandeert die het gemakkelijkste een maximale input van iedereen.

Vraag 5 : Werkt al het materiaal dat we nodig hebben?

Deze vraag geeft een dubbel resultaat: enerzijds zorgt ze ervoor dat je mentaal nog eens oplijst wat je allemaal nodig hebt om de vergadering goed te doen verlopen, zoals bijvoorbeeld een vergaderruimte in het gebouw of via Zoom, internet, voldoende laptops voor iedereen, oortjes bij online vergaderingen, pen en papier, … Anderzijds zorgt ze ervoor dat je de reflex hebt om toch nog maar eens op voorhand te (laten) checken of alles wel werkt zoals voorzien. Minder gepruts, minder gedoe, meer resultaat!

Vraag 6: We mogen toch ook al eens lachen hé?

Zeker, want humor is een belangrijk middel om het ijs te breken en iedereen aan boord te krijgen. Samen gelachen is samen geleefd, waardoor iedereen zich comfortabeler zal voelen om deel te nemen aan de vergadering. Door alle andere vragen blijft er bovendien zo veel meer tijd over dan in het verleden, dat er gerust nog eens een mopje tussendoor af kan, of zelfs een van die verschrikkelijke actieve tussendoortjes. We zitten allemaal al genoeg op een dag! Lang verhaal kort: Volg je agenda, behaal je doelen, maar vergeet niet af en toe te genieten van wat er tussendoor gebeurt.

Vraag 7: wat als vergaderen écht een hel blijft?

Dan is het belangrijk om pijnpunten te benoemen en echt in dialoog te zoeken naar oplossingen. Dit is niet altijd gemakkelijk om te doen. Als dit een huzarenstuk blijkt te zijn, neem dan contact op met Re-Mind. Onze businesscoaches helpen je graag te zoeken naar afspraken en procedures die vergaderen leuk en rendabel maken. Een eerste vrijblijvende afspraak maken kan via ons formulier,  via matthias@re-mind.be of via 056 29 80 70.