Je hebt het druk. Maar waarmee eigenlijk? Je agenda zit vol. Je mailbox blijft binnenstromen. Er staan drie meetings op je planning en tussendoor probeer je nog snel dat ene belangrijke dossier af te werken. Je hebt dus duidelijk veel te doen. 

Maar ben je daarom ook productief? Niet noodzakelijk. Druk zijn kan namelijk heel overtuigend aanvoelen. Je bent constant bezig, maar dat betekent niet automatisch dat je bedrijf vooruitgaat.

Wanneer drukte je werk overneemt 

Een drukke werkdag ontstaat vaak vanzelf. Een mail komt binnen, iemand heeft een vraag, er moet nog iets aangepast worden en voor je het weet ben je de hele dag aan het reageren. 

Het probleem? Wat dringend binnenkomt, is niet altijd wat belangrijk is. Een ondernemer die de hele dag vragen van anderen beantwoordt, kan op het einde van de dag enorm veel gedaan hebben en toch nauwelijks aan zijn eigen prioriteiten zijn toegekomen. 

Drukte ontstaat dan niet omdat er te weinig tijd is, maar omdat er geen duidelijke keuze wordt gemaakt over waar die tijd naartoe moet. 

Je to-dolijst kan je voor de gek houden 

Een lange lijst met afgevinkte taken geeft een goed gevoel. Maar niet elke taak brengt je even ver. Twintig kleine taken afwerken kan bijvoorbeeld makkelijker voelen dan één moeilijke beslissing nemen die al weken blijft liggen. Toch kan die ene beslissing veel meer impact hebben.

Daarom is het interessant om niet alleen te kijken naar wat je hebt afgevinkt, maar ook naar wat daardoor veranderd is. Is een project vooruitgegaan? Is er een probleem opgelost? Heb je een belangrijke keuze gemaakt? Heeft je team iets bereikt? 

Dat zijn vaak betere indicatoren van productiviteit dan het aantal taken dat van je lijst verdwenen is. 

Ook vergaderingen kunnen drukte creëren 

Een agenda vol meetings betekent niet automatisch dat er veel samenwerking plaatsvindt. Sommige vergaderingen zijn noodzakelijk. Andere bestaan vooral omdat ze al maanden in de agenda staan. En soms zitten vijf mensen een uur samen voor iets wat met een kort bericht of een duidelijke beslissing opgelost had kunnen worden. 

Dat kost niet alleen tijd van één persoon. Het kost tijd van iedereen die erbij zit. Een goede vraag voor elke vergadering is daarom simpelweg: wat moet er na dit uur anders zijn dan ervoor? Als daar geen duidelijk antwoord op is, is het misschien geen vergadering waard. 

Altijd bereikbaar zijn is ook werk 

Snel reageren wordt vaak gezien als een teken van efficiëntie. Maar wanneer je voortdurend je werk onderbreekt om berichten, mails of telefoontjes te beantwoorden, betaal je daar een prijs voor. 

Je bent dan niet alleen tijd kwijt aan het antwoord zelf. Je moet ook telkens opnieuw terugvinden waar je mee bezig was. Dat lijkt onschuldig wanneer het om enkele minuten gaat. Maar tientallen kleine onderbrekingen kunnen ervoor zorgen dat je nauwelijks nog geconcentreerd aan belangrijke taken toekomt. 

Soms is minder beschikbaar zijn dus net de meest productieve keuze. 

Drukte kan ook een organisatieprobleem zijn 

Wanneer iemand structureel te veel werk heeft, is de oplossing niet altijd "efficiënter werken". Misschien liggen verantwoordelijkheden niet duidelijk. Misschien doet één persoon taken die eigenlijk bij iemand anders horen. Misschien zijn bepaalde processen onnodig ingewikkeld geworden. Of misschien blijft de ondernemer zelf te veel operationele taken opnemen. 

Dan probeer je met een persoonlijk timemanagementprobleem eigenlijk een organisatorisch probleem op te lossen. En daar helpt een nieuwe planner weinig aan. 

Waar zou je mee bezig moeten zijn? 

Voor ondernemers is dat misschien wel de belangrijkste vraag. Niet: "Wat moet ik vandaag allemaal doen?" 
Maar: "Wat heeft vandaag de meeste impact op waar ik naartoe wil?" 

Dat kan betekenen dat je een klantprobleem oplost, een belangrijke beslissing neemt, een medewerker begeleidt of eindelijk tijd maakt voor een strategisch vraagstuk. 

En soms betekent het dat je bewust iets niet doet. 

Productiviteit betekent niet altijd méér doen 

Een productieve werkdag kan er zelfs opvallend rustig uitzien. Geen eindeloze to-dolijst. Geen agenda die van 's morgens tot 's avonds volgepland staat. Wel tijd voor focus, beslissingen en werk dat daadwerkelijk iets in beweging zet. 

Binnen businesscoaching bij Re-Mind kijken we daarom niet alleen naar hoeveel werk er op je bord ligt. We kijken ook naar waarom dat werk daar ligt, hoe het georganiseerd is en welke keuzes ervoor zorgen dat je bedrijf vooruitgaat. Want misschien heb je niet meer tijd nodig. Misschien moet je gewoon anders kijken naar waar je tijd naartoe gaat.